経理業務を行っていると、わずらわしい作業が多いあまりに気が滅入ってしまうこともあるのではないでしょうか。
銀行通帳の残高や数の多い領収書の類をひとつひとつ手入力していく作業はどこかで間違いがあれば一つずつ見直し、やり直さなければいけないのが大変ですよね。
面倒な業務をスマートに片付けるためにも、自動化できるところはできる限り自動化して、業務効率化を目指しませんか？
面倒な業務は自動化すれば入力の必要がない
経理業務では細かく、面倒な作業が立て続くため厄介に感じてしまう人も多いのではないでしょうか。
数字の扱いが得意な人であっても、人間が扱う以上、手入力ではミスや間違いがつきものです。
ミスが起きてしまってもその場で気がつくことは難しく、データを整理する段階になってからおかしいことに気がつくこともよくありますよね。
複数の銀行口座や取引先を管理している場合には、なおのこと複雑化しやすく頭を悩ませている人も多いでしょう。
なかなかまとまらない経理業務に時間をとられ、残業や早出をしながら対応することが普通のことになっていることもあるかもしれません。
しかし「経理業務は時間がかかって当たり前のもの」と思う必要はないのです。
そうした経理業務を楽に、そして間違いが起きないようにしてくれるのが弥生の「スマート取引取込」です。
「スマート取引取込」とは？
スマート取引取込とは、さまざまな会計ソフトを展開する弥生の、経理業務を捗らせるサービスです。
スマート取引取込を活用すれば、銀行明細や領収書といった経理業務に必要な書類にまつわる、わずらわしい作業を自動化してくれます。
例えば「スキャンデータ取込」という機能を使うことで、各所から受け取った領収書やレシートをスキャン・アップロードするだけで、データ管理できるようになります。
CSVファイルやレシート類のように管理したい書類をいちいち手入力で仕訳入力する必要がなく、自動で読み込み、仕訳してくれるのです。
仕訳ルールについても細かく設定できるので、利用している環境に即した使い方で、記帳代行を行うことができます。
インターネットバンキングやPOSレジアプリといったお金関係の業務をつかさどる外部サービスやアプリとの連携もできるため、毎回情報を集計し、入力するという手間がかかりません。
日付や取引内容、金額、摘要といったデータをまとめて取り込むことができますから、自分で転記作業をしなければならないときの厄介な手間を大幅に省くことができます。
あわせて取引先にも導入を提案すれば、これまで時間がかかっていたやりとりがスマートに完了するでしょう。
スマート取引取込を導入した自動化によってもたらされるメリット
スマート取引取込を導入したことで得たもっとも大きなメリットが、作業の効率化と業務時間の短縮です。
通帳の記帳や経費精算といった業務は、慣れていてもある程度の時間はかかってしまうでしょう。
1時間の作業時間があっても30～50件程度、多くとも80件ほどしか進められません。
しかしスマート取引取込を使いはじめてからは、安定して100件以上の作業をこなすことができています。
内容によっては、従来の手入力での管理に比べて2倍、3倍ものスピード感で作業を終わらせることも可能です。
アプリ側の自動学習に際しては一定時間が発生しますが、一度学習すればそのあとは正確に仕訳され、結果的に時短につながるでしょう。
手入力をしていると時間がかかるだけでなく、ミスも一定確率で起きてしまいがちでしたが、スマート取引取込ならばケアレスミスは起こりません。
その分確認や修正にとられる時間もなくなり、通常の業務時間をはみだして作業に明け暮れる……ということもなくなります。
スマート取引取込の便利な機能
スマート取引取込の便利な機能として挙げられるのが、やはり「ファイルの取り込み」と「外部サービスとの連携」です。
CSVファイルの取り込み機能を使えば、普段行っている仕訳日記帳側での入力や修正内容を自動学習してくれます。
数ヶ月や数年分のデータをまとめて管理・編集する場合には、ひとつずつ修正しなければならないというストレスが発生してしまいます。
しかし最初に1ヶ月分だけを編集しておき、そのあとデータを取り込むことによって、自動的に編集できるようになります。
もしもエラーが起きてしまうのであれば、CSVファイル上にトラブルがあるかもしれません。
あらかじめマクロを組んでおき、エラーが起きないよう間違いのないデータ出力と保存を叶えるのもひとつの手ですよ。
さらに、外部サービスや銀行・クレジットカード、電子マネーとの連携ができるため、あらかじめ設定しておけば自動で取引データを取り込むことができるようになります。
忙しい中で仕事の休憩時間や空いた時間を使ってわざわざ記帳しにいくのは、なかなか面倒な作業でしょう。
さらに記帳した内容を会計ソフトに手入力しなければならないとなると大変なものですが、口座連携の設定をしておくだけでストレス解消へつなげることが可能です。
まとめ
わずらわしい経理業務ですが、自動化できる部分は自動化し、その分別の作業に時間を費やすことでミスを減らし作業時間の短縮や効率化につなげられるはずです。
弥生の「スマート取引取込」は、ファイルの取り込みや外部サービス連携ができるため、必要なデータを手入力する必要がなくなります。
毎月、長い時間を経理に費やすことに抵抗のある方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の監修者
税理士 佐藤 修(サトウ オサム)
社会保険労務士、ファイナンシャル・プランニング技能士
経歴
税理士事務所で働きながら学んできた知識や経験を活かし、税理士専門
お役立ちコラムの運用を行う。
